Herramientas de Google para teletrabajar
¿Sabías que hay muchas herramientas de Google para teletrabajar que puedes utilizar totalmente gratis? Cada vez más empresas -por comodidad o por necesidad- optan por el teletrabajo pero la mayoría no sabe que hay muchas tools gratuitas de Google que pueden hacerles la vida más fácil.
Hasta hace relativamente poco los teletrabajadores éramos una rara avis y la mayoría de las empresas miraban a esta opción con cierto recelo. Pocas estaban dispuestas a cambiar el modelo tradicional y como mucho cedían a una opción híbrida que permitía trabajar desde casa un par de días a la semana. Sin embargo, tras la implantación prácticamente “forzosa” de este modelo de trabajo porque simplemente no quedaba más remedio, la mayoría se ha dado cuenta de que el presencialismo es cosa del pasado.
Pero, si bien cada vez más empresas buscan implantar el teletrabajo al menos como una opción para sus empleados, no todas saben realmente cómo enfrentarse a él. ¿Cómo organizarse? ¿Qué alternativas hay a las reuniones presenciales? ¿Es necesario invertir en herramientas especializadas? Muchos caen en la “trampa” de invertir en caras tools que puede que sean útiles pero para hay alternativas igual de buenas y que además son gratuitas.
Google, por ejemplo, cuenta con una gran cantidad de herramientas para el teletrabajo que puedes empezar a utilizar en tu empresa completamente gratis. En Capitán SEO llevamos trabajando 100% en remoto desde nuestros inicios y, por eso, en este artículo puedo explicarte cuáles son las herramientas de Google para teletrabajar más útiles y cómo sacarles el máximo partido.
1. Hangouts
Hangouts es el servicio de mensajería de Google con el que podrás mantener conversaciones en tiempo real con cualquier miembro de tu empresa y crear grupos de chats por departamentos, proyectos, etc.
Esta herramienta también te permite hacer videoconferencias de hasta diez participantes completamente gratis y sin límite de tiempo. En ellas, puedes compartir archivos, hacer retransmisiones en directo de tu pantalla e, incluso, trabajar en cualquier archivo mientras emites.
2. Google Meet
Esta herramienta de Google realmente es muy similar a Hangouts con la diferencia de que está enfocada únicamente a las videoconferencias.
Hangouts es un servicio de mensajería que permite hacer videollamadas y es necesario una invitación para conectar. Google Meet, por el contrario, sirve para crear salas de reuniones a las que se puede acceder simplemente compartiendo un enlace.
Google Meet es una herramienta ideal cuando quieres tener una reunión puntual con un miembro de tu equipo o cliente. Al solo tener que enviar un enlace, el proceso es mucho más rápido; tan solo hay que hacer clic en la url y esperar a que el anfitrión de la reunión te dé acceso.
En lo que respecta a la funcionalidades, con Google Meet podemos hacer exactamente lo mismo que en las videoconferencias de Hangouts: compartir pantalla, mandar archivos y enlaces por el chat, etc. Aunque, una advertencia para primerizos, una vez que se finaliza la conversación no es posible acceder al chat.
3. Google Drive
Una de las herramientas de Google para teletrabajar más útiles, tanto a nivel personal como empresarial. Esta tool es básicamente un sistema para almacenar todo tipo de archivos y documentos en la nube con la ventaja de que también nos permite trabajar con ellos con o sin conexión.
Lo interesante de Google Drive es que permite compartir y vincular cualquier carpeta o documento con otros usuarios. Cualquiera que tenga acceso a un documento puede visualizarlo, editarlo o hacer comentarios y sugerencias (podemos configurar sus permisos para permitir más o menos acciones). Incluso permite que varios usuarios pueden estar trabajando de forma simultánea.
La ventaja de Google Drive es que todos los usuarios trabajan con el mismo documento en tiempo real lo que permite evitar muchísimos errores como que por ejemplo que se solapen diferentes versiones del mismo archivo. Además, otro punto muy interesante es que puede verse qué usuario ha hecho o sugerido cualquier cambio.
Esta herramienta cuenta además con un histórico de versiones que muestra todos los cambios. Podrás restaurar la versión qué quieras en cualquier momento aunque ten en cuenta que si vuelves a una versión anterior (la de hace tres días, por ejemplo) perderás acceso a todas las posteriores (cualquiera que se haya hecho hasta el momento).
Por otro lado, dentro de Google Drive podríamos incluir a las tools del paquete de ofimática de Google (la mayoría vendrían a ser el equivalente gratuito y en la nube del paquete de Microsoft office):
- Documentos: El equivalente a Word. Sirve para visualizar y crear documentos de texto y tiene funcionalidades interesantes como una revisión ortográfica y gramatical gratuita o la posibilidad de hacer comentarios
- Hojas de cálculo: El equivalente a Excel. Si bien sus funcionalidades son algo más limitadas permite hacer prácticamente de todo, incluido utilizar fórmulas por ejemplo.
- Presentaciones: El equivalente a PowerPoint que puedes utilizar para crear y visualizar cualquier tipo de presentación y compartirla en tiempo real.
- Formularios: Está centrada en la creación de encuestas y formularios personalizados que puedes configurar a tu gusto. También te permite analizar las respuestas con resúmenes automáticos
Lo último que me queda por comentar sobre esta tool es que su almacenamiento gratuito es grande pero no ilimitado. Podrás utilizar hasta 15GB complementamente gratis pero si necesitas más espacio puedes comprarlo. 100 GB de almacenamiento, por ejemplo, cuestan 1,99€ mes o 19,99 al año.
4. Google Sites
Esta aplicación permite crear una página web sencilla de una forma fácil, rápida e intuitiva. Puedes utilizarla de forma gratuita hasta los 100 MB, a partir de ese espacio pasarías a opciones de pago.
Google Sites es útil para crear pequeñas páginas enfocadas a proyectos concretos, para promocionar un evento, para lanzar un pequeño blog corporativo o como un centro de ayuda con información muy básica.
5. Gmail
Poco puedo contarte sobre la herramienta de correo de Google que no sepas salvo, quizá, que necesitarás tener una cuenta de Gmail para utilizar el resto de tools como Google Drive, Hangouts, etc.
Además de funcionar como cualquier otra herramienta de correo electrónico, desde Gmail también puedes chatear, hacer videollamadas y llamadas voz porque está conectado con Google Meet y Hangouts.
Desde Gmail también puedes acceder a otras herramientas de las que te hablaré en este artículo un poquito más adelante como Calendar o Keep.
6. Calendar
Como su propio nombre indica, Calendar es un calendario. Lo interesante para tu empresa es que se puede integrar sin problemas con Gmail, Drive, Sites y Meet y conectarse con el del resto de personas del equipo.
El principal uso de Calendar es como planificador porque puede utilizarse para programar eventos consultando de antemano la disponibilidad del resto de compañeros de trabajo. También da la opción de superponer todos los calendarios del equipo.
Calendar no solo puede utilizarse para programar reuniones también puede usarse como una herramienta de autogestión y planificación porque permite crear acciones y tareas asignándoles un tiempo determinado.
7. Keep
Keep es la versión digital del clásico panel de corcho que se puede encontrar en cualquier oficina. Te permite tomar notas y organizarlas a tu gusto. Puedes crear listas, notas rápidas, fotos, audios o dibujos.
Por ejemplo, puedes utilizar esta tool para crear listas de tareas pendientes que puedes ir tachando y actualizando cuando quieras.
También te permite compartir tus notas con quién tú quieras y añadir recordatorios.
8. Cloud Search
Cuando utilizas varias herramientas de Google para teletrabajar Cloud Search es muy útil, especialmente si manejas muchas cantidades de archivos.
Cloud Search es simplemente un buscador que te permite localizar cualquier dato en el resto de herramientas de Google haciendo una búsqueda simultánea en Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Calendar u otras aplicaciones.
Capitán SEO
En Capitán SEO trabajamos 100% en remoto y por eso, podemos prestar nuestros servicios en todo el mundo. ¿Necesitas el apoyo de un experto SEO? ¡Cuenta con nosotros!
Podemos ayudarte con cualquier tipo de tarea relacionada con el marketing online: optimización y consultoría SEO, creación y gestión de campañas de Google Ads, content marketing, reputación online, linkbuilding o diseño web.
Consúltanos sin compromiso y descubre qué podemos hacer por ti, ¿hablamos?